Quais os principais motivos para a perda de dados?

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A perda de dados é um problema sério para pessoas físicas, profissionais liberais e empresas de todos os tamanhos. Perder arquivos significa perder tempo e dinheiro para restaurar ou recuperar informações essenciais para seus negócios. 

A perda de dados ocorre quando os dados são excluídos acidentalmente ou algo faz com que os dados sejam corrompidos. Vírus, danos físicos ou erros de formatação podem tornar os dados ilegíveis. A perda de arquivos e documentos geralmente tem um impacto duradouro na saúde financeira da sua empresa ou levar embora todas as fotos e vídeos de toda uma vida.

Alguns dados perdidos podem ser restaurados, mas esse processo geralmente requer a assistência de profissionais de recuperação de dados e custa tempo e recursos que sua empresa poderia estar usando em outro lugar. Em outros casos, arquivos e informações perdidos não podem ser recuperados, tornando a prevenção contra perda de dados ainda mais essencial. 

Você pode minimizar o potencial de perda de dados de sua empresa entendendo o que leva à perda de dados. Leia as dez causas mais comuns de perda de dados, como evitá-las e dicas para recuperar dados se a perda ocorrer.

EFEITOS DA PERDA DE DADOS NAS EMPRESAS

A perda de dados é um grande inconveniente que interrompe o funcionamento do dia-a-dia de qualquer empresa baseada em informações. Quando arquivos e documentos importantes são perdidos, sua empresa deve gastar tempo e recursos recriando ou recuperando esses arquivos para preencher as lacunas deixadas pela perda. 

Embora você possa localizar cópias impressas de informações, elas podem não estar tão atualizadas quanto as cópias digitais que foram perdidas. A perda de dados causada por corrupção ou vírus apresenta problemas específicos, pois a extensão da perda de dados causada pode às vezes ser difícil de determinar. Pode ser caro para sua empresa eliminar e reparar arquivos danificados.

A perda de dados também atrasa os cronogramas de produtividade e pode causar a perda de clientes se for acompanhada por violações de segurança. Quando dados confidenciais são roubados ou comprometidos, sua empresa deve divulgar isso aos clientes, fazendo com que você perca a confiança e o respeito deles. Mesmo que sua empresa possa se recuperar da perda de dados, você precisará gastar tempo reconstruindo relacionamentos com os clientes.

Causas principais para perda de dados

A perda de dados pode ser causada por muitos fatores diferentes e cada um representa um problema único para a recuperação de dados. As falhas no disco rígido são responsáveis pela maior porcentagem de perda de dados, mas erros humanos e problemas com software vêm logo atrás. 

67 por cento da perda de dados é causada por falhas no hardware
14 por cento da perda de dados é causada por erro humano
10 por cento da perda de dados é resultado de falha de software

O  QUE É PERDA DE DADOS?

A perda de dados é um incidente em que os dados são destruídos, excluídos, corrompidos ou tornados ilegíveis por usuários, problemas no hardware ou  aplicativos de software. Um incidente de perda de dados pode ser intencional ou acidental.

A perda de dados faz com que alguns ou todos os dados se tornem ilegíveis ou inacessíveis. Os dados podem ser perdidos no armazenamento, transmissão, processamento ou dentro de uma rede. O roubo ou perda de um dispositivo que contém dados é considerado parte da perda de dados.

Um bom sistema de backup é considerado a solução mais eficiente para perda de dados, pois aumenta as chances de recuperação dos dados.

As principais causas da perda de dados são descritas a seguir:

1 – ERRO HUMANO

Os humanos não são infalíveis, todos nós cometemos erros e às vezes eles são grandes. Para as empresas, esses erros podem resultar na exclusão não intencional de arquivos de dados. Sem perceber, os funcionários podem sobrescrever arquivos importantes ou excluir informações essenciais para o seu negócio. O erro humano também pode desempenhar um papel em muitas outras causas principais de perda de dados, incluindo danos ao HD, derramamento de líquidos, corrupção de software e formatação do disco rígido.

Uma medida importante para evitar o erro humano no manuseio de dados é o treinamento adequado. Garanta que seus funcionários entendam como funciona o processamento de dados em sua empresa e como funcionam os sistemas de backup. Isso pode ser tão simples quanto saber se o backup dos documentos com os quais eles estão trabalhando será feito automaticamente ou se eles devem salvar os arquivos manualmente enquanto estão trabalhando.

Erros humanos podem ser minimizados de algumas maneiras. A automação minimiza a quantidade de interação humana com os dados, o que reduz o risco de exclusão ou substituição. Um fluxo de trabalho otimizado também deixará pouco espaço para a ocorrência de erros humanos, ao mesmo tempo em que economiza o tempo dos funcionários e torna os erros mais fáceis de detectar. Os sistemas de backup também devem ser usados para preservar os estados de dados anteriores.

A recuperação de dados excluídos ou sobrescritos acidentalmente pode ser tão simples quanto pesquisar na Lixeira do computador. Outras vezes, você pode acessar as versões salvas anteriormente de um documento. Quando os dados perdidos não são tão fáceis de recuperar, o software de recuperação de arquivos pode ser uma ótima ferramenta. O software de recuperação de arquivos verifica o disco rígido do seu computador para identificar e restaurar os dados perdidos.

2 – ROUBO

No ambiente de trabalho moderno, cada vez mais pessoas estão trabalhando em laptops ou smartphones, e não em PCs. O roubo de laptop é um risco sério e pode acontecer em qualquer lugar se ele for deixado sem vigilância. De acordo com um estudo:

  • 25 por cento do roubo de notebooks ocorre em carros ou outros veículos de transporte
  • 23 por cento ocorre no escritório
  • 15 por cento acontece em aeroportos ou hotéis
  • 12 por cento ocorre em restaurantes

Além da perda de dados, o roubo de laptop também representa ameaça de violação de dados. Se os funcionários de sua empresa armazenam ou acessam informações confidenciais em dispositivos portáteis, você deve ter um meio de limpar remotamente os dados desses laptops ou tablets. Você também deve garantir que o backup dos dados essenciais armazenados em laptops seja feito em um local seguro.

Para computadores que estão nas dependências da empresa, certifique-se de que eles sejam mantidos em salas trancadas, às quais apenas funcionários autorizados a usá-los tenham acesso. Ao fechar sua empresa durante a noite, certifique-se de manter vigilância e ter um procedimento de segurança para evitar invasões.

3 – CORRUPÇÃO DOS DADOS

Desligamentos de software inesperados ou inadequados podem parecer sem importância, mas podem causar sérios problemas para seus dados. Desligamentos inadequados podem corromper seus dados ou excluir seu progresso, desperdiçando tempo e perdendo dados valiosos. Quando o software está corrompido, ele pode não ser executado novamente, o que significa que você não pode acessar os dados armazenados nesse software.

Embora a corrupção do software às vezes possa ser o resultado de quedas de energia ou outros fatores incontroláveis, é importante implementar procedimentos para desligar o software adequadamente após cada uso. Tenha cuidado ao desligar o computador e desligue todos os programas primeiro. Use programas de diagnóstico com cuidado para garantir que eles não interrompam os processos de software. Quando seus funcionários salvam documentos de forma consistente durante a edição e seguem procedimentos de desligamento seguro, eles reduzem o risco de perda de dados de negócios devido à corrupção de software.

4 – VÍRUS DE COMPUTADOR

A maioria das pessoas pensa em vírus quando você pergunta o que causa a perda de dados. Para as empresas, os vírus podem roubar e excluir trechos de dados ou fazer as operações de negócios não funcionarem direito, destruindo a funcionalidade da empresa. Um computador freqüentemente pega um vírus de um ataque baseado em e-mail ou através de phishing que tenta fazer com que um funcionário clique em um link corrompido. Esse link permite que o vírus ou malware entre no sistema do computador e na rede interna da empresa para danificar ou roubar arquivos.

Proteja-se contra malware com software antivírus apropriado. Mantenha seus sistemas antivírus constantemente atualizados e execute varreduras regularmente para detectar vírus antes que eles possam causar qualquer dano sério. Para o caso de um programa malicioso destruir seus dados, certifique-se de fazer backups regulares do sistema. Frequentemente, os dados de backup são a única maneira de recuperar dados perdidos causados por malware ou vírus.

5 – HARDWARE DANIFICADO

A maioria das perdas de dados ocorre devido a mau funcionamento de hardware, sendo o principal culpado o disco rígido. Os discos rígidos são as partes mais frágeis dos computadore. Dessas falhas, 60 por cento são devidas a problemas mecânicos e 40 por cento são resultado de mau uso ou manuseio humano, incluindo derrubar ou empurrar um computador ou laptop. 

Os discos rígidos também podem ser danificados se um computador superaquecer, geralmente causado por uso excessivo ou acúmulo de poeira no computador. No entanto, como acontece com qualquer máquina, um disco rígido se desgastará com o tempo e acabará parando de funcionar. Abaixo estão alguns sinais a serem observados que indicam que um HD pode estar com defeito:

  • O disco rígido frequentemente falha
  • O disco rígido apresenta problemas durante a inicialização
  • O computador está muito lento
  • O computador congela frequentemente
  • O computador faz barulhos de cliques ou rangidos
  • Os arquivos não abrem ou são corrompidos aleatoriamente

Para evitar o mau funcionamento do disco rígido, certifique-se de trabalhar com o dispositivo de maneira adequada e mantenha o computador longe de poeira excessiva. Você também pode garantir que um mau funcionamento aleatório não destrua seus dados fazendo backup regularmente do seu disco rígido em uma unidade externa ou servidor em nuvem.

SSDs ou unidades de estado sólido também estão surgindo como uma alternativa aos HDs ou unidades de disco rígido tradicionais. Os SSDs não têm partes móveis, portanto, são mais resistentes do que os HDs. Os SSDs também têm menos probabilidade de funcionar mal ou travar, o que significa que você tem menos probabilidade de perder dados. 

No entanto, os computadores com drives de estado sólido também tendem a ser mais caros do que aqueles com discos rígidos padrão e podem não ser financeiramente viáveis para todos os negócios. Tomar medidas preventivas para proteger os dados do seu computador é essencial, independentemente do tipo de disco que ele possui.

Você pode recuperar dados perdidos de um disco removendo o dispositivo e conectando-o a outro computador. Se o disco não estiver totalmente corrompido, você pode tentar recuperar os dados usando um software de recuperação de dados. No entanto, geralmente é melhor entrar em contato com um profissional para ajudá-lo a recuperar os dados perdidos de um disco rígido ou SSD com problemas.

6 – DESASTRE NATURAIS

De inundações a incêndios, desastres podem acontecer quando você menos espera e ter impactos devastadores em seus negócios. Eles podem destruir seu computador, seus dados e até mesmo sua empresa inteiramente. Para minimizar os efeitos de um desastre e garantir que você possa continuar, faça backup de seus dados semanalmente e armazene os arquivos em um local seguro.

Desastres naturais podem causar danos irreparáveis a uma empresa se os dados não forem armazenados em backup:

  • 93 % das empresas que perderam seu data center por 10 ou mais dias em um desastre pediram falência dentro de um ano
  • 50 % cento das empresas que perderam dados devido a um desastre pediram falência imediatamente
  • 30 % por cento das empresas que passam por um incêndio grave fecham as portas em um ano
  • 70 % por cento das empresas que passam por um incêndio grave fecham as portas em cinco anos

Como os desastres naturais podem destruir totalmente a tecnologia de uma empresa, muitas vezes não é possível recuperar os dados perdidos em um desastre. É por isso que é tão importante fazer backup dos dados em um local remoto que não possa ser comprometido por um desastre local.

7 – FALHAS DE ENERGIA

Existem dois efeitos adversos nas falhas no fornecimento de energia. Quando você está na metade da escrita de um longo artigo e ainda não o salvou, em caso de falta de energia, você perde seus dados. Este é talvez o exemplo mais simples, mas imagine trabalhar com grandes bancos de dados … você tem uma ideia do que pode acontecer se você perder energia durante o trabalho.

Outro problema ainda mais grave pode surgir quando as falhas de energia afetam os sistemas operacionais ou o hardware dos computadores. Desligar o computador repentinamente sem os procedimentos adequados de desligamento pode causar problemas com a reinicialização do sistema operacional posteriormente. Esses problemas do sistema operacional causam reação em cadeia e seus dados podem não estar mais acessíveis.

Mudanças repentinas na voltagem podem danificar muitas partes diferentes do computador. A maioria dos problemas pode ser resolvida trocando a fonte de alimentação, mas também há uma grande possibilidade de danificar outros elementos de hardware do computador, por exemplo, discos rígidos e outras peças que são muito sensíveis a mudanças de voltagem e campos magnéticos fortes.

Ter backups automáticos de seu trabalho permite que você se recupere de quaisquer acidentes causados por falhas de energia. Não é muito difícil trocar algumas partes do hardware do computador danificadas devido a falhas de energia, mas o que acontece se você perder todos os seus dados devido a raios ou qualquer outra interrupção de energia? 

Geralmente, os backups são a única maneira de recuperar dados perdidos em uma queda de energia. Sua empresa também deve usar protetores contra surtos de tensão para ajudar a prevenir possíveis danos causados por surtos de energia. Ter um no-break também pode permitir que você salve ou faça backup dos dados de negócios durante uma queda de energia..

8 – HACKERS E FUNCIONÁRIOS MAL-INTENCIONADOS

Nos últimos anos, hackers e violações de dados tornaram-se um problema muito mais comum, tornando essenciais medidas de segurança cibernética. Convidados não autorizados em sua rede podem causar sérios danos aos seus dados, excluindo e roubando quaisquer dados que desejarem. 

Eles podem até danificar datacenter inteiros se tiverem acesso e tempo suficiente no seu sistema. Minimize o potencial de tais perdas usando firewalls em seu sistema para impedir a entrada de hackers. Os hackers podem obter acesso aos seus dados de várias maneiras. 

A triste verdade é que os dados às vezes são roubados ou comprometidos pelos próprios funcionários ou outras pessoas de dentro da empresa. Considere a implementação de diferentes níveis de permissão para funcionários para evitar que funcionários menos graduados acessem dados de alto nível. 

Além disso, tente ficar atento a sinais de atividade maliciosa. Em muitos casos, os dados roubados por hackers ou de pessoas de dentro da empresa não podem ser recuperados. É essencial que você tome medidas para evitar ataques cibernéticos e faça backup de seus dados com frequência.

Consequências da perda de dados em empresas

1 – A EMPRESA PODE FICAR PARALISADA 

Os dados são a espinha dorsal do negócio, tornando possíveis as operações do dia-a-dia. A perda de dados pode afetar a funcionalidade de uma empresa, ou pelo menos de certas partes dela, devido a gargalos e alocação de recursos. Tempo e recursos terão que ser desviados para resolver o incidente de perda de dados, levando a sérios desafios operacionais.

2. REPUTAÇÃO COMERCIAL PREJUDICADA

A reputação de uma empresa pode ser prejudicada devido à perda de dados. É essencial comunicar um incidente de perda de dados aos clientes, mas pode resultar inadvertidamente em falta de confiança e descontentamento. Posteriormente, pode levar outros clientes a realizarem seus negócios em outro lugar.

O descontentamento dos clientes aumenta se os dados perdidos incluírem os seus próprios dados. A reputação da empresa é comprometida devido à percepção do cliente de falta de confiabilidade e negligência por parte da empresa. O êxodo em massa de clientes é um risco potencial que pode encerrar o negócio. Reconstruir relacionamentos problemáticos com os clientes exigirá tempo e recursos significativos, pois a perda de dados pode assombrar os negócios por muitos anos.

3. PERDAS FINANCEIRAS

Os dados apoiam as operações da empresa e, se perdidos, significam que a empresa perde não apenas a capacidade de ganhar dinheiro, mas também os meios para operar. Como os recursos financeiros também são canalizados para a recuperação de dados, as finanças das empresas podem ser prejudicadas a ponto de consumir fundos não orçados e reduzir as reservas. A perda de dados pode levar à falência de uma empresa.

4. QUEDA NA PRODUTIVIDADE

A produtividade dos funcionários é gravemente afetada, pois os dados usados no trabalho diário são perdidos. Além disso, os dados são necessários para a tomada de decisões e a função de tomada de decisão também é reduzida devido à perda de dados.

5. CONSEQUÊNCIAS LEGAIS

A perda de dados expõe uma empresa a várias ações legais e ações judiciais. A perda de dados do cliente acarreta multas potenciais dos órgãos reguladores por não cumprir as leis e regulamentos de proteção de dados. Os clientes também podem abrir processos contra uma empresa em caso de perda dos seus dados. Todas essas ações legais podem afetar a recuperação geral de uma empresa de um evento de perda de dados.

Como evitar a perda de dados?

Existem várias maneiras de prevenir a perda de dados, incluindo várias estratégias comuns para indivíduos e empresas. Uma estratégia de prevenção de perda de dados também pode ser implementada como um plano para gerenciar eventos prováveis de perda de dados. Abaixo estão várias estratégias que podem ser implementadas.

1 – BACKUP

Fazer backup dos dados é a principal estratégia de prevenção de dados que todo usuário deve adotar. Significa manter pelo menos duas cópias de seus dados em uma mídia separada, como nuvem, servidor de rede ou disco rígido externo. Devem ser realizadas verificações contínuas para ver se os dados não estão corrompidos ou acessíveis a pessoas não autorizadas. Uma das cópias dos dados deverá estar em localização diferente de onde funciona a empresa.

2 – FIREWALLS E ANTIVÍRUS

A instalação de um firewall e software antivírus é essencial para proteger e impedir que ameaças maliciosas acessem dados confidenciais. As duas medidas atuam como defensores contra softwares maliciosos, como malware e outros vírus de computador, que podem apagar ou sequestrar os dados da empresa. Além disso, os dois devem ser atualizados constantemente.

3 – NOBREAK PARA PREVENÇÃO DE FALHA E ENERGIA

A instalação de um no-break pode evitar a perda de dados no caso de picos e quedas de energia. Ele permite o salvamento adequado de documentos e o fechamento do sistema sem o risco de perda de dados.

4 – ESTRATÉGIA DE PREVENÇÃO DE PERDA DE DADOS

Prevenção de perda de dados são ferramentas e processos usados para prevenir perda de dados, uso indevido ou acesso não autorizado. O software DLP (Data Loss Prevention) define as prioridade dos arquivos, desde dados críticos e confidenciais até dados gerais de baixo risco. Ele também descreve a política de dados e violações, e é orientado por regulamentos e diretrizes de segurança de dados.

O DLP também estabelece medidas de proteção, como criptografia, monitoramento e controle de atividades. Ele também fornece diretrizes de auditoria e relatórios para identificar pontos fracos na segurança de dados e violações de segurança de dados. O Microsoft Office 365 Data Loss Prevention e o McAfee Total Protection for Data Loss Prevention são alguns dos softwares de DLP disponíveis no mercado.

5 – PLANO DE RECUPERAÇÃO DE DESASTRES

As organizações também podem configurar um Plano de Recuperação de Desastres se ocorrer um evento de perda de dados. Um DRP (Data Recovery Plan) estabelece os procedimentos a serem realizados em caso de ocorrência de perda de dados, o que pode minimizar os danos e aumentar as perspectivas de recuperação dos dados perdidos.

6 – OUTRAS MEDIDAS PREVENTIVAS

Outras medidas incluem manter notebooks e outros dispositivos de dados em um ambiente seco e sem poeira para evitar o superaquecimento e os efeitos das condições de umidade nos dispositivos eletrônicos. Definir níveis de acesso a diferentes tipos de dados para diferentes funcionários também garante que certos funcionários não sejam capazes de acessar informações que eles não precisam saber. Uma empresa também pode usar armazenamento RAID e um sistema de log de registro para proteger os dados contra falhas de software e hardware.

7 – RECUPERAÇÃO DE DADOS

A solução mais eficiente para perda de dados é um bom sistema de backup de dados, pois aumenta as chances de recuperação de dados. A recuperação de dados é realizada principalmente por empresas especializadas que examinam o armazenamento de hardware para recuperação de dados excluídos e também tentam restaurar dados corrompidos por meio de processos especializados. 

Eles gerenciam laboratórios de dados para realizar esse trabalho especializado. A recuperação depende do tipo de armazenamento e os danos sofridos pelo equipamento. Pode haver variados graus de sucesso na recuperação de dados, dependendo de fatores como o tipo de sistema de arquivos usado. 

E-RECOVERY é uma empresa especializada em recuperação de dados de quase todo tipo de mídia. Se a sua empresa perdeu dados e precisa recuperá-los, conte com a ajuda da E-Recovery para restaurar seus dados o mais rápido possível!

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